5 passaggi per portare la spesa sotto gestione

La gestione della spesa è la parte fondamentale di qualsiasi organizzazione efficiente. Ma prima di poter gestire qualsiasi cosa, è necessario comprendere a fondo termini, processi e risultati attesi per la propria azienda. Nel nostro ultimo post, abbiamo parlato della definizione della spesa indiretta e della spesa in gestione (SUM). Questo articolo fornisce 5 passaggi pratici per avviare questo processo.  

Bisogna tenere presente che la gestione della spesa non è un lavoro occasionale. Dovrai rivalutare regolarmente le tue spese per assicurarti che ciò che è gestito rimanga gestito. Questo influisce anche sul modo in cui le persone lavorano - ecco perché dovresti innanzitutto concentrarti su come coinvolgere i vertici aziendali spiegando i vantaggi per l'intera azienda (risparmio sui costi, trasparenza, ecc.) e poi comunicarne i vantaggi agli altri stakeholder e al team di approvvigionamento (risparmi di tempo, efficienza, ecc.).

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Una volta ottenuto l'ok degli stakeholder, basta seguire questi passaggi per portare più uscite possibili sotto gestione.  

1. Rendi visibile la spesa

Non puoi portare più spese sotto gestione se non riesci a vederle chiaramente. La visibilità della spesa è la chiave: quanto spende la tua organizzazione, come e su quali categorie. Sperando che questo sia già tracciato dalla tua contabilità o all'interno del tuo ERP, assicurati che anche il tuo team di approvvigionamento abbia accesso a queste informazioni. Con questi dati, puoi creare un profilo di spesa per vedere quanta parte dei essa è attualmente gestita all'interno di diverse categorie a livello di dettaglio.

Solo quando la tua spesa è visibile, sei in grado di analizzarla. È qui che entra in gioco l'analisi delle spese. Un buono strumento di analisi, integrato con l'ERP, può darti una panoramica dettagliata di quanta spesa non sta seguendo il processo di acquisto definito, monitorando le fatture inviate direttamente agli account da pagare.


2. Metti in atto i tuoi processi

Portare più spesa sotto controllo è un esercizio di management. Devi definire chiaramente i tuoi obiettivi e quindi stabilire un nuovo processo per aiutarti a raggiungerli. Utilizza i dati di spesa per aiutarti a definire i tuoi obiettivi, quindi comunica chiaramente i tuoi obiettivi ai tuoi stakeholder e spiega perché questi cambiamenti sono necessari per l'intera organizzazione. Come accennato in precedenza, queste modifiche saranno applicabili più agevolmente se si dispone di un placet della direzione superiore e dell'autorità per metterle in atto.

Quando stai lavorando allo sviluppo dei tuoi processi di acquisto, prenditi del tempo per ricercare e implementare una soluzione di e-procurement (questo sarà affrontato più nel passaggio # 3.) Con il tuo nuovo strumento di digitalizzazione e processi migliorati in atto, potrai utilizzare lo strumento di analisi della spesa in modo da seguire i tuoi progressi e vedere come si svolge il tuo nuovo approvvigionamento nella vita reale.  

3. Scegli lo strumento di e-procurement giusto 

La digitalizzazione è uno troppo cruciale negli acquisti per essere ignorata. Mentre è possibile gestire la spesa senza e-sourcing, è impossibile portare più spese sotto gestione senza implementare una soluzione digitalizzata. Dovrai incorporare uno strumento di e-procurement nella nuova procedura e renderlo obbligatorio. Seguire il nuovo processo sarà molto più semplice.  

La soluzione ProcurementFlow ti aiuta a incanalare tutte le richieste al tuo team di approvvigionamento e gestirle in modo conforme. È possibile stabilire un flusso di approvazione ed eseguire eventi di e-sourcing. Assicurati che venga utilizzato correttamente e in modo da aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi prefissati. (P.S Se hai già implementato una soluzione ma non hai ancora raggiunto i tuoi target, assicurati di prendere in considerazione il passaggio # 5.) 

4. Trasforma gli acquirenti in supereroi

Se si dispone di uno strumento di e-requisition e di SRM, è necessario caricare tutti i fornitori (diretti e indiretti) nel sistema contemporaneamente. Se è facile per il richiedente trovare i fornitori con cui sono abituati a lavorare, sarà più probabile che eseguano le loro richieste attraverso il tuo strumento. Inizia a utilizzare il nuovo sistema nell'intero ambito di spesa dall'inizio.  

Dopo aver incanalato tutte le richieste nel sistema, il team di approvvigionamento può decidere se necessita di un'approvazione, quindi procedere con la creazione di un ordine di acquisto, l'esecuzione di una RFx, la ricerca di un nuovo fornitore, la negoziazione dei termini del contratto o la gestione della spesa in modo da aggiungere valore all'organizzazione. Trasforma i tuoi dipendenti in supereroi degli acquisti dimostrando un'efficienza che i tuoi stakeholder non hanno mai visto prima.  

Oltre a inserire i fornitori nella soluzione di e-sourcing, è anche importante assicurarsi di aver adeguatamente integrato i fornitori preferiti. Dopo l'implementazione, potrai avvisare i fornitori della modifica della procedura, offrendo assistenza e rispondendo a qualsiasi domanda o dubbio che possano avere. Ricorda, l'approvvigionamento è una strada a doppio senso e se i tuoi fornitori non comprendono il tuo nuovo sistema, potrebbero provare a lavorare con acquirenti al di fuori del sistema di gestione prescritto.


5. Semplificalo per i richiedenti

I richiedenti sia all'interno che all'esterno del reparto acquisti sono gli ostacoli maggiori per ottenere più spese gestite. Non è perché a loro piace essere anticonformisti; è perché temono che una nuova soluzione richieda più tempo ed energie per eseguire le richieste (e riceverle) rispetto alla gestione delle richieste via e-mail o per telefono.

Per evitare questa trappola, pensa ai richiedenti come ai tuoi clienti: cosa puoi fare per fornire loro un servizio clienti e un'esperienza  migliore?
Rendere la richiesta semplice come scrivere una e-mail. Un corretto sistema di e-procurement come ProcurementFlow, acquisisce e incanala tutte le comunicazioni al reparto acquisti. Ciò consente una chat casuale tra il richiedente e l'acquirente, mentre tutte le informazioni importanti sono al sicuro in un unico posto.  

Portare e mantenere la spesa in gestione richiede una mappatura completa delle tue attuali esigenze e la creazione di procedure che funzionino per la tua organizzazione e il tuo personale. Mettiti al lavoro per far funzionare un buon sistema, è un investimento per farlo funzionare senza problemi in seguito. L'implementazione degli strumenti giusti è una parte importante dell'equazione.  

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