Come gestire le sfide dell'approvvigionamento di un progetto?

"l'approvvigionamento di un progetto è come qualsiasi altro approvvigionamento", direbbe qualcuno che non è mai stato coinvolto nella pianificazione. c'é del vero in questa citazione, ma è fuorviante. Sì, fai le stesse attività, ma in realtà il lavoro di progettazione è molto più complesso.

Differenze e sfide

Nella produzione in serie hai una distinta base (BOM) e sai esattamente cosa devi acquistare. Inoltre, hai un piano di produzione dal quale ottieni informazioni sui tempi di consegna. Sistemi come il pianificatore delle risorse aziendali (ERP) e il pianificatore dei requisiti dei materiali (MRP) , mantengono le tue attività di approvvigionamento ben organizzate.

 

Non direi che l'approvvigionamento di una produzione è una "passeggiata nel parco", ma confrontandolo con quello di un progetto, potrebbe essere così.

La gestione di un progetto è come una battaglia, dove il project manager è come un comandante di plotone con risorse limitate (tempo, budget e team) che devono ancora eseguire l'obiettivo. Volendo controbattere si potrebbe chiedere: "se un progetto è una battaglia, allora il cliente è nostro nemico?" No, i nemici per la progettazione sono l'incertezza e l'imprevisto. Alcuni di questi possono provenire dal cliente, ma alcuni possono provenire da fattori esterni e persino dal team di progetto.

L'obiettivo principale della gestione di un progetto è senza ombra di dubbio, il rispetto delle tempistiche, la qualità e nei limiti del budget.

 

Mancanza di pianificazione

 

L'importanza della pianificazione è spesso sottovalutata. Una cattiva o nessuna pianificazione è all'origine del fallimento.

Per quanto bene si pianifichi, nei progetti c'è sempre un tasso di imprevisti più elevato rispetto all'approvvigionamento produttivo. Perché non possiamo eliminare l'incertezza?

 

Esistono tre fasi di pianificazione: definizione dell'obiettivo, cronoprogramma & pianificazione del budget

Nella fase di pianificazione dell'obiettivo, un ruolo importante è quello dell'ingegneria gestionale del progetto. L'ingegnere, insieme al cliente e al responsabile del progetto, definisce l'obiettivo. Molto spesso il cliente conosce solo a livello generale, cosa si aspetta dal progetto, ma non sa in dettaglio e come verrà realizzato. Il periodo di ingegnerizzazione del progetto potrebbe protrarsi a lungo creando molte discussioni tra ingegnere, cliente e project manager. L'ingegnere propone una soluzione e sulla base di ciò, il project manager concorderà l'ambito finale del progetto e il calendario di realizzazione. L'offerta del progetto e il budget dei costi sono ancora aperti e questo è il momento in cui la gestione degli approvvigionamenti dovrebbe intervenire.

 

Budgeting impulsivo

 

Idealmente, l'approvvigionamento dovrebbe essere coinvolto in tutti i progetti fornendo input suggeriti dai fornitori sin dall'inizio. L'articolo: Approvvigionamento e collaborazione commerciale evidenzia i vantaggi aziendali e spiega perché è importante coinvolgere il reparto acquisti fin dall'inizio. Tuttavia, questa situazione ideale non è sempre soddisfatta e alcuni progetti potrebbero essere già ben avviati prima di decidere di coinvolgere un responsabile degli appalti. In questo caso, essi potrebbero scoprire che sono stati chiamati per risolvere i problemi di bilancio piuttosto che per impedire che si verifichino in primo luogo. Già nella fase di budget, l'approvvigionamento inizia a comunicare con potenziali fornitori e avvia il processo RFI, raccogliendo informazioni sui prodotti e sui costi dai fornitori e inserendo le informazioni nella distinta base del progetto. Senza uno strumento adeguato che combina la comunicazione con i fornitori e le attività di approvvigionamento basate sulla distinta base, è difficile controllare questo processo. L'offerta finale del progetto con obiettivi, cronoprogramma e prezzo di vendita verrà offerta al cliente per l'approvazione.

 

Modifica degli obiettivi durante l'esecuzione

 

I cambiamenti nella fase di esecuzione sono costosi e l'unica domanda è chi pagherà per loro. In alcuni casi, un cliente modifica le decisioni precedenti e desidera apportare modifiche al progetto. Più un progetto è stato sviluppato, maggiore sarà il rischio di fallimento. Le modifiche creeranno un effetto domino: cambiamenti agli obiettivi del progetto causeranno modifiche nella pianificazione temporale, che a loro volta causeranno variazioni nel budget. Le modifiche apportate durante la fase di implementazione metteranno sotto pressione la relazione con il cliente e l'intero team del progetto. Di solito, in primo luogo, un cliente difficilmente è disposto ad accettare modifiche al calendario e al budget. Tutti i thread di comunicazione registrati e gli accordi presi con il cliente nella fase iniziale del progetto potrebbero essere molto utili durante la fase di esecuzione del progetto. Se hai registrato discussioni precedenti e decisioni comuni, hai delle prove ed è molto più facile negoziare con il cliente.

 

Collaborazione del team (e-mail ed Excel)

 

A seconda della complessità del progetto, i team di esecuzione possono essere diversi. A volte i membri del team potrebbero trovarsi in paesi differenti e in diversi fusi orari. La gestione di un tale progetto solo tramite e-mail ed Excel parte già condannata. Nei team di un progetto di grandi dimensioni, deve esserci una task force con competenze e compiti speciali. Il project manager controlla regolarmente le prestazioni di essa. Il responsabile degli appalti è uno dei leader del sottogruppo che dovrebbe avere, in ogni momento, una panoramica dello stato degli appalti. Nei progetti di grandi dimensioni, la distinta materiali può essere estesa con molti articoli. Il responsabile degli acquisti dovrebbe assegnare gli articoli a diversi specialisti degli appalti e seguire le prestazioni di tutti. Noi, qui a ProcurementFlow , abbiamo risolto i problemi degli approvvigionamenti e creato uno strumento che offre agli specialisti una buona panoramica delle prestazioni del loro team.

Mancanza di strumenti di gestione adeguati

 

In precedenza, ho confrontato un project manager con un comandante di plotone. Alcuni affermano di essere un pompieri, ma anche confrontarli con un giocoliere del circo non è sbagliato. Hanno molti compiti paralleli da seguire. L'approvvigionamento è una delle principali sfere di cui devono mantenere il controllo. Nell'approvvigionamento di produzione, ERP e MRP eseguiranno metà del lavoro di approvvigionamento creando requisiti, trasformandoli in ordini di acquisto e seguendo gli stati degli ordini. Ma, come ho descritto in precedenza, negli appalti di progetto ci sono molte attività prima che le transazioni arrivino alla fase ERP. Le attività relative agli appalti pre-ERP sono principalmente di comunicazione con le parti interessate interne ed esterne. Nemmeno un project manager simile a un supereroe può gestire progetti complicati con solo e-mail ed Excel.

Lasciati aiutare a gestire il tuo processo di approvvigionamento!

Molti di noi qui a   ProcurementFlow , sono stati in questa posizione di responsabile degli appalti e hanno familiarità con questo tipo di stress. Qualche tempo fa, abbiamo analizzato la nostra casella di posta e la posta raggruppata in classi di attività. Sorprendentemente, abbiamo scoperto che metà delle e-mail nella casella di posta sono semplici informazioni che rimbalzano tra noi e il fornitore o tra noi e le parti interessate interne. La maggior parte degli ERP non ha moduli di comunicazione con le parti interessate esterne. Inoltre, considerando che la maggior parte dei problemi di comunicazione, estrazione della distinta base, gestione delle attività e gare d'appalto si verificano prima del coinvolgimento dell'ERP, abbiamo visto che gran parte delle attività di approvvigionamento non era organizzata e priva di strumenti.

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