Il lavoro a distanza nel procurement -  come e perché farlo

L'opzione di lavorare in remoto non è ancora molto diffusa nel settore degli appalti. In questo articolo, diamo un'occhiata al perché dovresti abilitare il lavoro remoto per il tuo team di approvvigionamento e come realizzarlo. 

Viviamo nell'era della quarta rivoluzione industriale. Tuttavia, i nostri modi di vita e di lavoro derivano ancora in gran parte dalla seconda rivoluzione che ha avuto luogo quasi 150 anni fa. Stiamo parlando di rigidi orari di lavoro, luoghi e modi più adatti a qualcuno che sta dietro una linea di produzione, non a un professionista moderno. Il lavoro odierno richiede molta più autonomia, responsabilità e creatività, ma spesso ciò non si riflette nella struttura del lavoro.

Perché dovresti abilitare il lavoro da remoto per il tuo team di approvvigionamento? 

La domanda dovrebbe piuttosto essere: "Perché non dovresti?" In molti altri campi, il lavoro a distanza non è nemmeno un vantaggio degno di nota, ma piuttosto una parte dell'igiene di base nell' ambiente di lavoro. Le persone si aspettano di poter lavorare dal proprio divano o casa estiva o occasionalmente anche da un altro fuso orario. Limitare la flessibilità dei dipendenti senza un motivo valido può solo influire negativamente sulla reputazione del datore di lavoro. Le stesse esigenze possono anche sorgere quando si incorporano partner esterni nel proprio team o solo organizzazioni più grandi che operano in località e fusi orari diversi. 

È abbastanza chiaro perché i professionisti apprezzano la flessibilità del lavoro e spesso la scelgono anche rispetto ad un salario più elevato. La necessità di andare fisicamente al tuo posto di lavoro ogni giorno è ciò che fa salire i prezzi delle case in molte aree. Questo lascia al dipendente due cattive opzioni: passare più tempo al pendolarismo o più soldi a casa. Il lavoro a distanza può migliorare significativamente la qualità della vita quotidiana dei dipendenti. 

Ma ci sono anche benefici diretti per il datore di lavoro. Contrariamente alla credenza comune che le persone in realtà non lavorino a meno che non abbiano un manager che tiene il fiato sul collo, il lavoro a distanza può effettivamente aumentare la produttività della tua squadra. Lo spazio di ufficio comune ha molte distrazioni che non hai a casa tua. L'abilitazione del lavoro a distanza apre anche ad un pool di talenti globali e ti aiuta a indirizzare i migliori professionisti che non vivono nella distanza di guida dal tuo ufficio. 

Alla luce delle recenti notizie del COVID- 19 coronavirus - forse non è una buona idea stare insieme in uno stretto ufficio ogni giorno. Anche in caso di raffreddore comune, i tuoi dipendenti dovrebbero essere in grado di riprendere il lavoro senza la necessità di uscire di casa. In caso di blocco, potrebbero non avere altre opzioni.
 

Il lavoro a distanza richiede gli strumenti giusti 

Oggi sono disponibili strumenti digitali per qualsiasi esigenza aziendale immaginabile. Diversi strumenti di collaborazione come Slack, Scoro e diverse soluzioni di gestione dei documenti basate su cloud hanno migliorato il modo in cui le persone lavorano in tutti i campi della vita. 

Tuttavia, la maggior parte delle aziende nel settore degli appalti utilizza ancora e-mail e fogli Excel. Anche se Excel è ottimo in linea di principio e sicuramente porta a termine il lavoro, in realtà ostacola la collaborazione e non è adatto per organizzazioni più grandi e serie di dati .

Allo stesso modo in cui i venditori utilizzano CRM, come Pipedrive, e le società di software usano Jira, gli addetti agli acquisti hanno bisogno di uno strumento specializzato che dia ordine, semplicità e gioia al lavoro quotidiano e alla collaborazione. Non è necessario reinventare tutto il processo: puoi scegliere tra una varietà di soluzioni di acquisizione digitale che soddisfano le diverse esigenze di procurement. 

Da Kodiak Rating SRM che dà accesso a fornitori avanzati e analisi di approvvigionamento, a, ahem, ProcurementFlow , che aumenta la collaborazione sia tra il team sia con altre controparti e fornitori. Trovare lo strumento giusto può far fluire il tuo approvvigionamento.


In che modo ProcurementFlow supporta il lavoro remoto per il tuo team 

La maggior parte dei problemi di lavoro a distanza negli appalti si riduce a errori umani e processi inefficienti. La chiave per gestire il tuo team remoto è una buona comunicazione e l'implementazione di strumenti digitali adatti. Ecco quindi un elenco di criteri da seguire per la scelta dello strumento di approvvigionamento giusto per il tuo team remoto. 


  • Comunicazione efficiente - sapere chi ha promesso cosa e qual è lo stato più recente in ogni momento. ProcurementFlow con il suo feed di collaborazione ti offre una linea di comunicazione centralizzata con i fornitori e le parti interessate interne e tutti sono costantemente informati di eventuali cambiamenti rilevanti. Tutte le comunicazioni vengono automaticamente inviate al rispettivo thread.
  • Avere una panoramica del lavoro del tuo team : devi mantenere il tuo team sulla stessa pagina e sapere chi sta lavorando con cosa. La scheda KANBAN di ProcurementFlow offre a tutto il team una visione visiva reale del lavoro di tutti. Ciò rende semplice e veloce l'assegnazione del lavoro, la distribuzione del carico di lavoro e la condivisione o il trasferimento di incarichi. Nessun compitosarà più perso nell'e-mail non letta.
  • Accesso facile da qualsiasi luogo : se il tuo team lavora parzialmente o completamente in remoto, devono accedere alle informazioni da qualsiasi luogo in cui lavorano attualmente. La piattaforma basata su cloud offre un accesso completo, ovunque tu sia. Con ProcurementFlow, semplici passaggi del processo, come l'invio di una richiesta, il commento e la ricezione di aggiornamenti di stato, possono anche essere gestiti tramite un dispositivo mobile.
  • La sicurezza dei tuoi dati : molti dati sensibili passano ogni giorno nelle mani del tuo team di approvvigionamento. Mantenere tali informazioni protette quando la tua squadra può accedervi facilmente, è fondamentale. ProcurementFlow conserva i dati nei server AWS creati per soddisfare i requisiti delle organizzazioni più sensibili alla sicurezza.
  • Informazioni accurate e tempestive - un processo basato su fogli di calcolo rende difficile mantenere le informazioni sempre aggiornate. Una soluzione automatizzata come ProcurementFlow raccoglie informazioni tempestive in tempo reale, quindi non c'è nulla che rischia di essere perso. Puoi anche ripercorrere le comunicazioni passate indietro nel tempo e ricontrollare come e perché sono state prese le decisioni.
  • Misurare le prestazioni del team - senza che le persone lavorino sodo (o stiano lavorando sodo) nello stesso ufficio, come puoi misurare oggettivamente il loro effettivo contributo? La dashboard di prestazioni e analisi automatizzata di ProcurementFlow mostra i KPI principali in ogni momento sia per il team che per i fornitori. Puoi misurare e confrontare l'attività di tutti i membri del team, ad es. numero di PR gestite, PO elaborate o RFX completate.


PER SAPERNE DI PIÙ: Cheat Sheet per i procurement manager 2020 - 10 Passi attuabili per salire di livello e semplificare gli acquisti


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