Trasformare i team di procurement in Rockstar degli acquisti

Trasformare i team di procurement in Rockstar degli acquisti

Gli acquirenti all'interno dei team di approvvigionamento sono eroi. Sono la linfa vitale di ogni azienda e non una singola organizzazione che si affida a fornitori e subappaltatori può funzionare senza di loro. 

Possiamo ben immaginare una situazione in cui la produzione si interrompe perché una parte vitale non viene consegnata in tempo. Questo può accadere in tutti i settori e causa l'interruzione dell'attività, perdite finanziarie, frustrazione e colpe.

Per fare le cose devi comprare le cose!
I quattro principali motivi alla base delle interruzioni causate dagli acquisti
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Innumerevoli interazioni con i clienti interni

Un giorno nella vita del team di acquisto inizia in genere con una richiesta di acquisto. Questi provengono da vari richiedenti e attraverso canali diversi. Le richieste peggiori sono quelle informali e che sono "etichettate" come urgenti. Queste sono negative poiché è possibile perdere dettagli importanti e di solito queste richieste richiedono in una fase successiva, maggiori chiarimenti interni rispetto a quelli che arrivano automaticamente attraverso MRP-run o vengono inviati per iscritto.

In media, un acquirente riceve 10 richieste al giorno, il che fa 50 a settimana. Questo potrebbe non sembrare un gran numero, ma ogni richiesta porta, in media, a 15 interazioni e, in molti casi, può richiedere più di un giorno per inviare l'ordine di acquisto al fornitore. Dieci richieste x 15 interazioni = 300 interazioni interne al giorno con dettagli che devono essere chiariti per rilasciare l'ordine di acquisto.  

Canali di interazione tipici per gli acquisti:

  • Messaggi di posta elettronica.
  • Richieste di approvvigionamento su carta.
  • Chiamate telefoniche.
  • Chat.
  • Comunicazione orale.
  • Post-it.
  • Commenti.

La maggior parte delle interazioni si verificano prima che l'ordine d'acquisto venga inviato al fornitore (PO inserito in ERP).
Queste interazioni avvengono perché le richieste di acquisto e i flussi di approvazione sono complessi e gli acquirenti devono trasferirli e abbinarli a offerte di terzi (fornitori).

Il fornitore, alla fine, deve convertire l'ordine ricevuto in un ordine di vendita interno, un ordine di produzione o un'attività di servizio e garantire la consegna puntuale e di qualità in base al contratto del cliente.

Oltre a richiedere la gestione e il rilascio dell'ordine di acquisto, ci sono molte altre attività che i team di approvvigionamento devono svolgere; questi possono essere suddivisi tra attività strategiche o operative.

Strategiche

  • Pianificare ed eseguire trattative con i fornitori.
  • Decidere il volume degli acquisti.
  • Creare ed eseguire eventi RFP / RFI / RFQ.
  • Collaborare con altri dipartimenti.
  • Gestire e contribuire a progetti di risparmio.
  • Partecipare allo sviluppo di nuovi prodotti / servizi.

Operative

  • Gestire le richieste di acquisto.
  • Rilasciare gli ordini di acquisto.
  • Ottenere riconoscimenti e conferme degli ordini dei fornitori.
  • Ordinare T&L (trasporto e logistica).
  • Monitorare e controllare i livelli di inventario.
  • Monitorare gli indicatori KPI delle prestazioni dei fornitori.
  • Gestione delle fatture.
  • Fornire aggiornamenti sullo stato alle parti interessate interne.
  • "Vigili del fuoco" (in caso di consegne in ritardo o problemi di qualità).

A seconda del nome delle squadre, team della catena di fornitura , squadra di approvvigionamento o squadra acquisti , quindi anche le attività variano leggermente. Una panoramica delle differenze tra catena di approvvigionamento, approvvigionamento e acquisti è disponibile nel seguente post sul blog: 'Sei un responsabile acquisti, approvvigionamento o supply-chain? '

Questo elenco non è certamente completo, ma illustra che l'acquisto non è solo una funzione di servizio che soddisfa ciecamente le richieste. Invece, deve gestire la comunicazione e lavorare fianco a fianco con tutte le altre funzioni. 

Quindici cose che complicano ancora di più la vita dell'acquirente
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Tre semplici passaggi per la trasformazione digitale del lavoro di squadra sugli acquisti

La trasformazione digitale è un argomento caldo nelle riunioni e ogni singola funzione ha attualmente una strategia digitale o almeno una visione, per diventare più digitale in futuro. La supply-chain, compresi gli acquisti e gli acquisti, non è diversa. Mentre molti miglioramenti del processo si concentrano su dati e vari algoritmi, che aiutano a prendere decisioni migliori, la più grande trasformazione digitale con effetti immediati può essere effettivamente raggiunta con il lavoro di squadra.

 Concentrarsi su argomenti come la collaborazione, il coinvolgimento precoce, la gestione visiva e la panoramica dei processi può avere un effetto immediato e positivo sul lavoro di squadra e aumentare la motivazione dei dipendenti.

Esistono tre semplici passaggi che i gestori degli acquisti possono seguire per effettuare trasformazioni digitali nei team di approvvigionamento:

  1. Riconoscere la necessità di cambiare e identificare le aree chiave; creare un progetto di digitalizzazione.
  2. Scoprire dove è possibile ottenere vittorie rapide e provare alcune nuove soluzioni.
  3. Dimostrare i risultati per gestire e realizzare, passo dopo passo, l'intero progetto di digitalizzazione.
Riconosci la necessità di un cambiamento.
  • Perché i membri del team sperimentano lo stress e quali sono le cause della frustrazione interna ? Non è una cattiva idea usare 5 Why analysis per identificare la vera causa principale. AllAboutLean.com ha scritto una buona panoramica su 5 WhyMethodology .
  • Cosa causa interruzioni nella consegna e perché si verificano errori umani?
Scopri dove è possibile ottenere vittorie veloci e sperimenta nuove soluzioni
  • Ad esempio, è possibile utilizzare una demo di  www.ProcurementFlow.com 14 per 14 giorni.
  • Tutte le richieste di acquisto possono essere incanalate in una scheda. Ogni richiedente riceverà un aggiornamento automatico dello stato e il team di approvvigionamento può ridurre drasticamente i tempi di segnalazione manuale.
  • Assegna compiti ai membri del team ed esegui follow-up automatici.
  • Utilizzare la scheda approvvigionamento per riunioni di gruppo veloci.
  • Tutte le comunicazioni vengono acquisite e tutti sanno quali sono le informazioni più recenti e valide.
Dimostrare risultati alla direzione
  • I risparmi, sia duri che deboli, dovrebbero essere presentati alla direzione.
  • Il team approvvigionamento e acquisti può dedicare più tempo al lavoro strategico.
  • Il team di approvvigionamento è un partner commerciale uguale a tutte le altre funzioni e dovrebbe essere sempre coinvolto in anticipo.
  • Il team è più motivato e il numero di turnover dei dipendenti diminuisce.

Implementazione di nuove soluzioni, come ProcurementFlow.com e trasformare gli acquirenti in giocatori di squadra appassionati è un cambiamento di paradigma. Questa soluzione offre modalità di lavoro intuitive per l'approvvigionamento e collega i processi con la comunicazione. Questo è un elemento fondamentale per evitare interruzioni nella consegna, gestire interazioni e modifiche.

Strumento di gestione e collaborazione del lavoro

ProcurementFlow.com   è un potenziamento del processo di acquisto operativo potenziato con fasi chiave di acquisizione - come conservare le informazioni relative ai fornitori in un'unica soluzione, il sistema  SRM (Supplier Relationship Management) e il mantenimento del Processo RFI / RFP . Viene abbracciata la collaborazione tra diverse funzioni e la cosa più importante è che tutti i membri del team rimangono sempre sulla stessa pagina.

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