Perché Excel non è sufficiente nella gestione dell'approvvigionamento ?


Fino a poco tempo fa Excel era lo strumento principale per il processo di approvvigionamento: potresti amarlo o odiarlo ma non vivere senza di esso. In molti casi, è ancora l'opzione migliore per svolgere il lavoro. Più piccola è l'azienda e il numero dei suoi partner, più efficiente nel tenere traccia di tutti i dati in pochi fogli di calcolo. Tuttavia man mano che l'azienda cresce, un sistema prima efficiente può diventare un incubo con informazioni perse, perdita di tempo e soprattutto una perdita di denaro. 


In questo articolo, sveliamo i modi in cui Excel ti sta rallentando o ostacolando negli acquisti e cosa puoi fare per riportare il tuo processo di approvvigionamento su una strada efficiente. 

Non è Excel, sei tu

Non fraintendetemi: Excel è fantastico! Molti dipartimenti di approvvigionamento adorano Excel e per una buona ragione. Come detto in precedenza, quando il volume delle attività è basso e il team di approvvigionamento è ridotto, un foglio di calcolo è il modo più rapido e comodo per accumulare alcune formule e analizzare una serie di dati piccola o moderata.  


Excel inoltre sembra universale, dato che tutti ne sanno almeno un po', tutti lo usano in una certa misura e i file sono facili da spiegare. È anche semplice creare formule personalizzate per le tue esigenze specifiche e costruire esattamente il sistema di cui hai bisogno in quel momento. 


E se tutto il resto fallisce, puoi solo sentirti bene con te stesso e il tuo impeccabile sistema di fogli di calcolo. Nulla definisce "un professionista" più chiaramente della capacità di elaborare un labirinto impressionante e complicato di fogli di calcolo. 


Ma man mano che il set di dati aumenta, la soluzione una volta tanto semplice non lo è più. Il tentativo di gestire collaborazioni più complesse, ordini diversi e una grande quantità di dati con una soluzione unica per tutti può finire per costare di più in errori, tempo sprecato e, naturalmente, denaro. 

I tempi stanno cambiando

Man mano che la tua azienda cresce, i processi di approvvigionamento crescono con essa. Allo stesso tempo, gli approvvigionamenti si stanno evolvendo completamente. Le aziende che desiderano rimanere competitive e produttive devono aggiornare i propri processi di approvvigionamento. 


L'approvvigionamento non è più semplicemente un'unità di costo che i contabili gestiscono su fogli di calcolo polverosi nel retro dell'ufficio.

L'approvvigionamento è riconosciuto come una priorità strategica con un impatto fondamentale sul raggiungimento degli obiettivi aziendali. La digitalizzazione degli appalti può portare al 5-10% di risparmio sui costi e un aumento del 30-50% in termini di efficienza.


I principali motivi per cui gli appalti dovrebbero essere digitali, sono direttamente collegati a velocità , efficienza e precisione .

  • Aumento dei dati - più informazioni devi gestire, più difficile sarà tenere il passo con Excel.
  • Utenti più simultanei - più persone devono lavorare con gli stessi dati contemporaneamente, più spazio c'è per gli errori. Le informazioni potrebbero essere perse, duplicate o cancellate e un errore di battitura minore può innescare una reazione a catena di errori. Questo può anche portare a diverse versioni dello stesso foglio di calcolo che non si sommano -persino se la duplicazione viene scoperta.
  • Errori di inserimento e dati - Errare è umano e non è una sorpresa che l'88% dei fogli di calcolo contenere errori. L'immissione manuale dei dati è la causa maggiore e Excel non è in grado di rilevare incoerenze nei dati, come anche molti software basati su AI.
  • Necessità di rispondere rapidamente - molte attività quotidiane richiedono molto lavoro manuale con fogli di calcolo classici e ciò causa ritardi e inefficienze. In un software automatizzato, puoi approvare le richieste e inviare risposte con pochi clic.
  • Mantenere tutti sulla stessa pagina (ma non letteralmente) - nelle organizzazioni più grandi, molti dipartimenti devono avere accesso alle stesse informazioni e mantenerle sempre aggiornate.
  • Accesso a dati aggiornati - i fogli di calcolo non riflettono le attività quotidiane senza ulteriore sforzo. L'aggiornamento delle informazioni sui progressi o non viene eseguito o costituisce un lavoro manuale noioso. L'unica efficienza in questo è far perdere tempo ai dipendenti e demotivarli contemporaneamente.
  • Collegamento di varie fonti di informazione - il coordinamento di diverse fonti di informazione ha gli stessi problemi di mantenere i dati aggiornati in generale. È il tipo di lavoro che i robot dovrebbero effettivamente svolgere - e il più rapidamente possibile.

Quindi cosa usare al posto di Excel? 

Se stai cercando un'alternativa a Excel, i primi a venirti in mente saranno gli ERP generici ( Pianificazione delle risorse aziendali software). Sfortunatamente, se qualcosa afferma di fare tutto, raramente lo fa in maniera giusta.

Nell'approvvigionamento, gli ERP mancano di alcune qualità cruciali che possono diventare un grosso problema allo stesso modo degli svantaggi di Excel. 

  • Gli ERP non sono pensati per l'acquisto - sono principalmente pensati per le principali divisioni di un'organizzazione, ad esempio finanza, contabilità, vendite, marketing e persino risorse umane. Tuttavia, per quanto riguarda gli acquisti, consentono principalmente all'utente di inviare un ordine di acquisto e questo è tutto.
  • Lo sviluppo personalizzato è costoso - lo sviluppo di un ERP personalizzato per l'organizzazione specifica è costoso e comporta maggiori mal di testa e spese per ulteriori interventi di miglioramento.Nel lungo termine, alcuni strumenti specifici ben selezionati e integrati faranno un lavoro migliore con meno problemi.
  • I moduli di e-procurement sono complicati e ostili all'utente - anche se un ERP ha un modulo di e-procurement (e questo è raro), supportano funzioni limitate e non danno la spinta dell'efficienza e della velocità che si sperava.


Oggi esiste una vasta gamma di soluzioni specializzate per gli acquisti digitali progettate appositamente per soddisfare le esigenze di approvvigionamento. Naturalmente, ogni organizzazione è unica per il suo contesto e le sue attività. Trovare una buona corrispondenza dipende dal conoscere veramente le esigenze. 


Ecco alcuni esempi di software e piattaforme di acquisizione con i loro punti di forza specifici. 


  • Freightender - the fastest-growing e-procurement platform in logistics that makes freight sourcing processes simple and efficient.
  • Basware per il Source to pay - promette il 100% di visibilità ed aggregazione dei dati finanziari su tutte le operazioni riportandole in un'unica piattaforma;

In conclusione 

In qualsiasi azienda, scegliere gli strumenti giusti per l'azienda è una scelta che può pagare gli interessi o pagare un "pedaggio" per gli anni a venire.

Riduci al minimo il caos nel ciclo degli acquisti, riduci gli errori umani e mantieni i tuoi processi coerenti con il giusto software di e-procurement. 


ProcurementFlow ti consente di: 

  • Lavorare contemporaneamente sullo stesso compito con l'intero team; 
  • Traccia feed di collaborazione in tempo reale: tutte le ultime attività, domande e commenti nello stesso posto; 
  • Comunicare con le parti interessate interne ed esterne: inviare e-mail e acquisire risposte, in modo che tutti i membri del team possano rimanere aggiornate; 
  • Incanalare le richieste provenienti da diverse fonti in un'unica posizione; 
  • Gestisci i progetti di approvvigionamento: visualizza lo stato più recente e l'utente assegnato a livello di articolo. 

Fai scorrere il tuo flusso di approvvigionamento con noi!


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