Abbiamo risolto le sfide del procurement per le produzioni su commessa (ETO)

The more complex manufacturing gets, the more collaborative its procurement process needs to be. For the most advanced manufacturing method, Engineer-to-Order (ETO) production, procurement means a balancing act of an array of needs in constantly changing conditions. In this article we dive deep into the Engineer-to-Order procurement challenges and give you the tools to fix them. 

In qualità di responsabile degli acquisti, devi affrontare delle responsabilità semplici in linea di principio: 

  1. Garantire che la tua azienda abbia tutto il materiale di cui ha bisogno e che i subappaltatori siano pronti a prendere gli ordini. 
  2. Ridurre costantemente i costi e assicurarsi di pagare un prezzo ottimale per beni e servizi.  

A seconda del tipo di industria manifatturiera in cui ti trovi, la vita reale può essere più o meno impegnativa. Se prendiamo il settore Make-to-Stock, le maggiori sfide sono il bilanciamento del livello di stock ottimale e la regolazione dei punti di riordino.  

All'altra estremità dello spettro di produzione, l' Engineer-to-order(ETO) , le tue sfide ruotano attorno a un ambiente in costante cambiamento, esigenze imprevedibili e volumi costantemente variabili con i fornitori. Inoltre, devi soddisfare le esigenze di tutti i tuoi richiedenti e garantire un livello di costi ottimale. Ne deriva che il responsabile degli acquisti è più simile a un project manager quando lavora in una società di ETO.  


LEGGI DI PIÙ: Come gestire le sfide di approvvigionamento del progetto?  

Perché l'approvvigionamento nella produzione ETO è così difficile? 


La risposta sta nel concetto centrale di approvvigionamento manifatturiero: il sistema Pull vs Push. 

Il sistema push è conveniente per l'approvvigionamento 

Nel sistema Push , gli articoli sono fabbricati a magazzino. Il consumo si basa in genere su una previsione di vendita. Questo è l'ideale per l'approvvigionamento poiché è possibile concordare contratti a lungo termine e impegnare volumi di acquisto con i fornitori.  

Un tipico esempio di produzione di sistemi push è Make-to-Stock (MTS) che viene utilizzato in beni di consumo, alimenti, ecc.  


Il sistema Pull è una sfida

Il sistema Pull è un principio di produzione snello creato per ridurre gli sprechi nel processo di produzione. Ciò offre grandi vantaggi per la produzione e ottimizza il flusso. Tuttavia, è molto più complicato dal punto di vista degli appalti.  

Da un lato, l'obiettivo è ridurre i livelli delle scorte vicini allo 0. Gli approvvigionamenti devono inoltre ottimizzare i tempi di consegna e garantire il miglior prezzo possibile dai fornitori. D'altra parte, devono garantire la disponibilità entro la consegna puntuale.  

Ciò significa benchmarking costante dei prezzi e rapido scambio di informazioni con i fornitori. I sistemi di produzione pull vengono avviati per ordine: marca, assemblaggio o ingegnere. L'ingegnere su ordinazione è il processo più lungo di tutti e include sia marca che assemblaggio.

Esempi tipici di ingegneria su ordinazione comprendono la produzione di progetti, la produzione basata su requisiti specifici del cliente, ma anche la costruzione di edifici unici.

Manufacturing Procurement types - Make-to-Stock - Make-to-Order - Engineer-to-Order

La più grande sfida negli appalti ETO: la comunicazione

Nell'ETO, il processo di produzione inizia con la richiesta del cliente per la stima del prezzo. Questo dà il via a un filo di comunicazione interna tra le diverse funzioni aziendali, che coinvolge vendite, ingegneria e produzione. Nelle aziende manifatturiere più quotate, l'approvvigionamento è coinvolto anche nella prima fase di ingegneria.  

Inizialmente, il prodotto sarà realizzato su carta. I progettisti prendono in considerazione diverse opzioni e richiedono la stima dei costi dei componenti dal procurement. I gestori delle categorie di approvvigionamento contatteranno i fornitori e chiederanno informazioni o proposte. Spesso le richieste provenienti dall'ingegneria sono ambigue e i fornitori devono chiedere chiarimenti.  

Questo avvia un gioco telefonico tra fornitori, acquirenti e ingegneri. Ora immagina la stessa cosa succedendo intorno a diversi articoli con diversi fornitori che chiedono tutti chiarimenti. Immagineresti di gestire quel disordine di comunicazione in una normale casella di posta in cui conservi il resto della tua posta? Possiamo garantire che perderai la comprensione di chi stava chiedendo cosa da chi e qual è stata la risposta in pochissimo tempo.  

Nel processo ETO, i primi passi per il chiarimento degli oggetti di solito assorbono la maggior parte del tempo che va perso.
L'ambito del progetto e la BOM ( Distinta materiali ) devono essere armonizzati durante l'intero processo, a partire dal cliente e terminando con i fornitori di componenti. L'uso di thread di posta elettronica con più partecipanti può comportare incomprensioni molto costose.

Case study: una saga di approvvigionamento nella vita reale di un'azienda ETO 

In ETO, tutto inizia con un'offerta di vendita personalizzata per il cliente.

In una società globale di ingegneria su ordinazione, KOBE Elevators Inc., il team di vendita fa un'offerta per il progetto Brent-Haagen neue Hall. Si tratta di un progetto completo di ristrutturazione edilizia che deve avere ascensori che vanno dal piano terra al 6 piano. L'intero progetto è composto da 3 ascensori.  

Per iniziare, il team di vendita fa un'offerta al cliente senza consultare il team di approvvigionamento. Questo è comune in molte aziende a causa della mancanza di tempo sufficiente per preparare adeguatamente. Ci sono state discussioni intersettoriali sull'importanza di coinvolgere presto gli acquisti, ma la realtà nella maggior parte delle aziende è ancora abbastanza diversa.

Fare un'offerta di vendita senza il coinvolgimento degli acquisti significa che i prezzi dei materiali sono per lo più stime basate su offerte precedenti.  

Con sorpresa di tutti, l'offerta viene accettata e firmata dal team di gestione.  

Una volta accettata un'offerta, questa diventa un ordine cliente e l'offerta iniziale viene convertita in un budget di progetto. Il budget è suddiviso tra COGS e margine lordo.  

Questa è anche la prima volta che nella KOBE Elevators inc. l'ufficio acquisti viene coinvolto nel processo e inizia a lavorare con i fornitori. Scopriranno rapidamente che l'offerta è lontana dalle circostanze reali. A questo punto il team di approvvigionamento è già in ritardo al tavolo e dovrebbero avere accordi fissi in atto e materiali in dirittura d'arrivo.  

Normalmente non possono tornare alle vendite e chiedere di aumentare il budget. Ciò potrebbe potenzialmente compromettere l'intero affare con KOBE e questa è l'ultima cosa che le vendite vorrebbero fare.  

Questa situazione pone le seguenti aspettative sul procurement :

  1. disponibilità di più fonti incrociate tra categorie; 
  2. velocità nell'invio di più RFI; 
  3. capacità di lavorare sotto pressione e mantenere il processo sotto controllo. 


In che modo l'approvvigionamento gestisce questa situazione?

Il team leader divide rapidamente l'intera DBA tra le categorie e ogni responsabile di categoria inizia a convalidare i prezzi uno per uno. In questa fase la sfida più grande è quella di ottenere i disegni corretti dall'ingegneria, poiché la maggior parte dei dettagli non standard si trova a metà strada tra cliente, vendite, supporto e ingegneria.  

In che modo l'approvvigionamento risolve questa sfida?

  1. Gli acquisti iniziano a lavorare con un lungo elenco di fornitori e vengono spedite le prime enormi RFI per i prodotti più costosi o complicati.
  2. scorrono da un lungo elenco a un breve elenco di fornitori.
  3. Tipicamente in questa fase, sono disponibili disegni preliminari e gli acquisti possono continuare con l'invio di RFP o RFQ. 
  4. Il fornitore viene nominato e viene rilasciato PO. 

Sembra un flusso normale, ma dovresti anche considerare la pressione del tempo e il volume delle decine di RFI emesse all'interno di un progetto. Puoi facilmente perdere la visione d'insieme e commettere errori rimanendo impigliato in infinite discussioni via e-mail. Se vengono apportate ulteriori modifiche ai disegni o alle specifiche nel mezzo del progetto, il castello di carta può andare in pezzi.  

Ciò significa un lavoro frenetico e fuori orario per il team di approvvigionamento di KOBE e un'enorme confusione per tenere tutto sotto controllo. 

Come appare il processo ETO senza un software di approvvigionamento 

  1. La richiesta di un potenziale cliente viene visualizzata nella casella di posta delle vendite.
  2. Le vendite lo inoltrano all'ingegneria per creare la prima bozza.
  3. L'ingegneria richiede la stima dei componenti dall'approvvigionamento. 
  4. L'approvvigionamento richiede una stima dei componenti da parte dei fornitori mediante una RFI / RFP. 
  5. I fornitori fanno domande di chiarimento. 
  6. L'approvvigionamento deve mediare le domande e le risposte che vanno avanti e indietro tra fornitori e ingegneri.
  7. Infine, gli ingegneri preparano la prima bozza e la stima dei prezzi. Lo inoltrano alle vendite che fanno un'offerta al cliente.
  8. Se un'offerta viene accettata e il cliente effettua un ordine, il project manager lo prende in carico dalle vendite. Gli ingegneri finalizzano la DBA. 
  9. L'approvvigionamento procede ad una vera richiesta di offerta. 

Come appare il processo ETO con un software di approvvigionamento 

Il software di acquisizione basato su cloud, come ProcurementFlow, consente di gestire le distinte base e contattare centinaia di fornitori durante il processo RFI. In questo modo il team di approvvigionamento può lavorare in modo più efficace e dedicare meno tempo a passare attraverso vari thread e-mail e aggiornare gli excel di acquisto. I responsabili delle vendite e i responsabili del progetto hanno tutte le informazioni pertinenti di fronte a loro e tutti conoscono lo stato più recente.  

ProcurementFlow può essere utilizzato fin dall'inizio del processo di approvvigionamento ETO.


  • Il reparto ingegneria crea una distinta base preliminare e carica la PR. L'approvvigionamento lo riceve in ProcurementFlow.


  • La distinta base viene rapidamente rivista e suddivisa in base alle categorie di prodotti. Alcuni elementi possono essere spostati direttamente nella PO. Parti simili verranno raggruppate insieme e assegnate a diversi membri del team di approvvigionamento.

  • Il PR originale è visto come intero anche dopo la divisione del PR. C'è una posizione e il responsabile è elencato dopo ogni elemento.

  • L'acquisizione avvia diverse RFI simultanee per raccogliere le stime dei componenti dai fornitori. Puoi rispondere immediatamente ai fornitori e mantenere la comunicazione con più fornitori in un unico posto.

  • Tutte le conversazioni con gli stakeholder interni ed esterni sono visualizzate nel feed di collaborazione. Hai una buona panoramica dello stato di ciascun componente e fornitore.
  • Il richiedente può seguire gli stati della sua richiesta e le informazioni raccolte.
  • Quando un cliente accetta l'offerta, è facile passare al processo di approvvigionamento con il prossimo round di RFQ o PO. 

  • Questo risulta in enormi risparmi di tempo sulla comunicazione e l'esecuzione simultanea di più cicli di eventi di e-sourcing.

Quale software di procurement è il migliore per la produzione ETO?

La produzione a progetto è il tipo di produzione più complesso e gli strumenti di approvvigionamento regolari non supportano il processo. Tipici strumenti di approvvigionamento aiutano a raccogliere gli articoli ed effettuare ordini di acquisto o ricerca dei fornitori. Questi però sono spesso disconnessi dal progetto reale e mancano di una panoramica completa.  

ProcurementFlow è l'unico strumento sul mercato che inizia con una distinta base di acquisizione anticipata. Esegue l'intero ciclo di vita del progetto fino a quando non sono disponibili fornitori e prezzi fissati per ogni elemento elencato.
La comunicazione con i fornitori e i richiedenti interni viene mantenuta nelle discussioni proprio accanto alla richiesta. Ciò consente di risparmiare circa il 50% del tempo di approvvigionamento.  

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