Come ottenere RFQ efficienti

Il processo di Request For Quotation (RFQ) può essere diviso in quattro fasi: preparazione, aggiudicazione, selezione e chiusura.

1. Fase di preparazione

Questa è la parte più importante del processo e non dovrebbe essere eseguita in fretta. Durante l'intero processo di RFQ, dovresti dedicare almeno il 50% del tuo tempo alla preparazione e il 50% al resto dei passaggi. Durante la fase di preparazione, occorre visualizzare l'intero processo dall'invito fino all'aggiudicazione e alla chiusura dell'affare. Questa "visione d'insieme" ti aiuterà a tenere a mente il tuo obiettivo finale.

Esistono molti tipi di richieste di offerta, tra cui offerte aperte, sigillate o aste inverse. Le richieste di offerta sono in genere gestite solo da fornitori prequalificati  e consiglio di fare lo stesso con le aste inverse. Il numero di partecipanti all'offerta varia generalmente da 3 a 8, ma di nuovo dipende dalla categoria.

D'altro canto, le RFP possono essere aperte a tutti i potenziali fornitori. Indipendentemente dal fatto che si tratti di un'offerta aperta o solo su invito, puoi eseguire in entrambe le sessioni di offerta sigillata. Questo è un tipo di procedura di offerta in cui i partecipanti forniscono le loro offerte in una "busta" sigillata e nessun acquirente è autorizzato ad aprire le offerte prima della scadenza finale. È un'ottima strategia da utilizzare per combattere la frode o la perdita prima che l'offerta sia conclusa.

Dopo aver deciso quale tipo di richiesta di offerta desideri eseguire, dovrai preparare la documentazione. La documentazione RFQ è l'insieme di documenti che verranno inviati ai partecipanti all'offerta. I documenti effettivi che scegli di includere possono variare, ma questo elenco include i documenti RFQ più comuni.

Importanti documenti RFQ

  • Invito e descrizione:   qui dovresti descrivere la tua azienda, il progetto e qualsiasi altra informazione di base necessaria. Assicurarsi che lo scopo della richiesta di offerta sia chiaramente definito.
  • Termini e condizioni generali (TCG): allegando la TCG o il modello di contratto si offre agli offerenti un quadro da seguire quando considerano di fare un'offerta. Indicare chiaramente quali termini sono negoziabili e quali no. La chiarezza qui ridurrà i tempi di negoziazione quando arriva il momento di chiudere la richiesta di offerta.
  • Modello di prezzo: è molto frustrante provare a confrontare le citazioni inviate in diversi formati e strutture. Preparando un modello di prezzo, dai le linee guida ai partecipanti che devono seguire per presentare un'offerta. L'uso dello stesso formato per tutti i partecipanti ti aiuterà a confrontare le offerte e a trovare facilmente la migliore. Se necessario, è anche possibile richiedere ai fornitori di dividere i prezzi in elementi di costo. Definire gli elementi di costo di suddivisione dei prezzi nel modello di prezzi. Gli elementi di costo possono variare a seconda della categoria e, naturalmente, i fattori di costo sono diversi per beni e servizi diversi. In una richiesta di offerta, il modello di prezzo sarà molto specifico. Per le RFP, puoi utilizzare un elenco semplificato di articoli (o distinta materiali) per offrire agli offerenti l'opportunità di sorprenderti con nuove soluzioni.
  • Requisiti di prequalifica e questionario: se non hai fornitori qualificati eseguendo una RFI, puoi farcela durante il processo di richiesta di offerta, ma dovrai preparare requisiti e questionari di prequalifica. L'esecuzione di una RFI e una RFQ allo stesso tempo potrebbe essere adatta a società di gestione dei progetti poiché è probabile che fornitori diversi vengano utilizzati per progetti diversi. Per maggiori dettagli sulle RFI e sulla qualifica dei fornitori, leggi il precedente post sul blog . A volte i criteri di prequalifica sono preceduti da un accordo di non divulgazione (NDA) o lettera di riservatezza che deve essere firmata prima che il fornitore ottenga il resto della documentazione di richiesta di offerta. I requisiti di prequalifica possono variare a seconda della categoria.
  • Assegnazione di criteri e pesi di selezione: Al fine di mantenere il processo di richiesta di offerta trasparente e facilmente comprensibile dai partecipanti, sarà necessario descrivere i criteri di assegnazione e i pesi che si prevede di utilizzare quando si seleziona un vincitore della richiesta di offerta. Dovresti distribuirli ai partecipanti al fine di ridurre le controversie.

Alcuni criteri di esempio che possono essere utilizzati per l'assegnazione:

  • Funzionalità del prodotto / gamma di servizi
  • Prezzo iniziale del prodotto / servizio offerto
  • Costo totale di proprietà durante la vita del prodotto
  • Driver di costo del prodotto / servizio offerto nel formato richiesto
  • Rischio associato al prodotto / servizio offerto
  • Capacità di soddisfare i requisiti dichiarati
  • Rischio associato al fornitore selezionato (ad es. Finanziario, consegna, qualità, conformità, sostenibilità, ecc.)
Gli aspetti qualitativi, monetari e di rischio del prodotto o servizio di provenienza devono essere ponderati in base alla loro importanza per gli obiettivi aziendali. Coinvolgi i tuoi stakeholder interni nel mettere insieme i criteri di assegnazione per garantire l'allineamento.

Now when you have put together your set of documents you are ready to send the entire RFQ documentation package to participants.

2. Fase di gara

Mentre la richiesta di offerta è in corso, dovresti trattare tutti i partecipanti allo stesso modo. Condividi le stesse informazioni con tutti. Le domande di un singolo fornitore devono essere risposte e distribuite a tutti i partecipanti.

È contro l'etica degli affari divulgare ad altri offerenti informazioni sui prezzi o altre informazioni specifiche del fornitore. Alcuni sistemi di e-procurement hanno una funzionalità di offerta sigillata in cui nessuno, nemmeno l'acquirente, può vedere le offerte completate. Il sistema di offerte si aprirà solo dopo la scadenza. A volte, se non hai raggiunto gli obiettivi di prezzo nel primo turno, puoi decidere di subire un secondo turno (un'asta inversa) con partecipanti limitati. In questo caso dovresti dare ai partecipanti l'obiettivo di prezzo che speri di raggiungere.

3. Fase di aggiudicazione

L'assegnazione è il secondo passo più importante nel processo di richiesta di offerta. Qui decidi con chi hai a che fare. Ora tutto lo sforzo che hai speso per la preparazione diventa prezioso. Se hai chiesto ai fornitori di utilizzare un modello di prezzo, raccogli le offerte e confrontale, mele con mele. Questo è quando i criteri e i pesi di aggiudicazione sono utili.

Per la decisione di aggiudicazione è consigliabile utilizzare un gruppo più ampio di persone, come un comitato di gara. Invita i tuoi stakeholder interni e consenti loro di aggiudicare l'offerta in base a criteri predefiniti. Sulla base della decisione del team di assegnazione, scrivere un promemoria e includere quante offerte hai ricevuto, quante sono state qualificate, quali sono stati i motivi di squalifica, quali sono stati i criteri e i pesi di aggiudicazione, come ha votato ciascun membro del comitato di gara e qual è stata la finale decisione. Le decisioni di assegnazione sono sicuramente uno dei passaggi più interessanti che i revisori interni amano vedere ed è utile disporre di prove disponibili.

4. Fase di chiusura

Dopo aver selezionato un vincitore, imposta una riunione per chiudere l'affare e firmare il contratto. Se inserisci i termini di contratto e altri termini del contratto nella documentazione della richiesta di offerta, non dovrebbe essere complicato concludere l'affare. In caso contrario, potresti avere una lunga trattativa in anticipo e non puoi nemmeno essere sicuro che il livello dei prezzi offerto rimarrà. Naturalmente, i fornitori useranno qualsiasi argomento possibile per aumentare il prezzo di offerta.

È un buon affare fornire feedback a tutti i partecipanti, non solo al vincitore. Ma anche se hai selezionato un vincitore, non annunciare la decisione finale prima di aver firmato un contratto. Una volta annunciato pubblicamente il vincitore, il vincitore ottiene un potenziamento del potere di negoziazione e la chiusura del contratto può diventare difficile. Mantieni aperte le tue opzioni fino a quando il contratto non viene firmato con le migliori condizioni possibili e solo allora annuncia i risultati delle offerte a tutti i partecipanti. Grazie a tutti per la loro partecipazione. Sta a te decidere se annunciare la società vincente o meno, ma non è assolutamente etico pubblicare l'offerta vincente.

Riassumendo

Il processo di RFQ è uno dei processi più potenti che un acquirente può utilizzare per ottenere informazioni sui prezzi dal mercato dei fornitori. Ogni acquirente dovrebbe imparare come eseguire in modo efficace un processo RFI e RFQ. 

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