Come migliorare la gestione delle relazioni con i fornitori (sistema SRM)?

I fornitori in quanto clienti sono partner commerciali strategici e tuttavia c'è spesso una grande differenza quando si tratta di pratiche di gestione delle relazioni tra questi due.

Nelle vendite esiste un software CRM (Customer Relationship Management), ad esempio Salesforce, Pipedrive ecc., che assicura che ogni informazione sui clienti attuali e potenziali sia sistematicamente memorizzata. Inoltre, questi strumenti aiutano a gestire la pipeline di vendita e i flussi di entrate del budget.

Nel Procurement, la manutenzione e l'aggiornamento delle informazioni sui fornitori sono spesso sottovalutate e sicuramente non sono considerate attività di pulizia importanti come la conservazione dei registri dei clienti.

Quando si guardano i numeri invece, secondo la Ricerca CAPS e Bain, gli acquisti esterni sono la più grande categoria di spesa unica per la maggior parte delle aziende e coprono quasi il 50% delle entrate totali. Ad esempio, un'azienda manifatturiera con un fatturato annuo di 100 milioni di € spenderà quasi 50 milioni di € per acquistare vari beni e servizi al fine di mantenere la produzione in funzione. Ci sono 4 principali tipi di acquisti a cui si può pensare.

4 tipi di acquisti:

  1. Merci dirette —I materiali necessari per fabbricare articoli o fornire servizi ai clienti. Questi prodotti fanno generalmente parte della BOM (distinta base), quindi vengono acquistati dai fornitori e utilizzati direttamente nella produzione del prodotto finale
  2. Servizi diretti   - quando si tratta di servizi diretti, questi possono essere subassemblaggi, lavori in subappalto, trasporti, produzione di 3°parti ecc.
  3. Merci indirette   - un buon elemento di distinzione dai beni diretti è che quelli indiretti non fanno parte della distinta base e questi non sono necessariamente necessari per fornire assistenza o fabbricare articoli per i clienti. Esempi di merci indirette sono forniture per ufficio, hardware, mezzi di trasporto, mobili ecc
  4. Servizi indiretti   - vari servizi aggiuntivi di cui le aziende potrebbero aver bisogno per vari motivi. Ad esempio, i servizi indiretti possono essere: servizi di marketing, IT, consulenza legale e gestionale, ricerca e sviluppo, viaggi, trasporti, capitali, consulenza finanziaria ecc.
Sistema di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM)
Sistema di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM)

Per un'azienda che desidera migliorare le relazioni con i fornitori, all'inizio è molto importante stabilire un chiaro obiettivo di miglioramento e poi scoprire quale soluzione fornirà il massimo valore.

Obiettivi di miglioramento:

  • Ottieni una maggiore visibilità nelle relazioni e nelle prestazioni dei fornitori.
  • Accelera i tempi di elaborazione degli acquisti.
  • Conservare e conservare tutte le informazioni sui fornitori, inclusi contratti, certificati, memo, conversazioni ecc. In un unico posto.
  • Sposta le discussioni e le e-mail dalle caselle di posta personali degli acquirenti in un account centrale.
  • Monitorare la spesa dei fornitori e decidere le allocazioni di volume.
  • Scansiona le informazioni dal web relative ai fornitori e ricevi notifiche su eventi significativi.
  • Supportare le negoziazioni con i fornitori, utilizzando tutto quanto sopra indicato.
  • Mantieni potenziali fornitori sul radar.

Le relazioni con i fornitori non sono mai unilaterali poichè questi funzionano sulla base di accordi reciproci. Nel migliore dei casi c'è una situazione vantaggiosa ed entrambi i partner sono soddisfatti dei loro rapporti commerciali. Sfortunatamente non è sempre così e spesso le cose vanno male. Quando ciò accade, entrambe le parti devono considerare la perdita di tempo e denaro.

5 Principali ragioni per cui le relazioni commerciali vanno male:

  1. Sottoconsegna troppo promettente - situazione tipica in cui le aspettative non soddisfano la realtà.
  2. Gap di comunicazione: le cose vanno male quando le informazioni non vengono incanalate correttamente o quando non esiste un percorso di comunicazione chiaro. Piccoli equivoci possono portare rapidamente a gravi interruzioni.
  3. I termini concordati non vengono rispettati: pagamenti scaduti, termini di consegna errati, listini non concordati.
  4. Le prestazioni non soddisfano le aspettative.
  5. Incoerenza: mancanza di riunioni regolari, telefonate o recensioni delle prestazioni significa perdere il tocco personale.

Costi tipici legati a cattive relazioni con i fornitori:

  • Costi amministrativi
  • Costi di qualità
  • Tempo perso

Per far funzionare le relazioni con i fornitori ed evitare scenari negativi con costi aggiuntivi, è importante investire in buoni sistemi di gestione delle relazioni con i fornitori. I sistemi SRM aiutano a gestire i dati e in genere raccolgono informazioni da varie fonti e consolidano tutto ciò che conta sotto l'account del fornitore.

ProcurementFlow.com sta aiutando a conservare tutte le informazioni correlate ai fornitori in un singolo SRM , ossia il Sistema di gestione delle relazioni con i fornitori. Ciò significa che i contatti dei fornitori, i documenti, le attività, la spesa e i commenti interni sono visualizzati da un'unica pagina del fornitore. Tutti i dati vitali vengono combinati insieme e presentati nel modo più significativo.

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