Collaborazione tra approvvigionamento e vendite

Migliora la collaborazione tra team di vendita e acquisti

Vendite vs approvvigionamento: c'è del cattivo sangue tra loro? Un sondaggio effettuato da SpendMatters indica che il settore di vendita è il più grande critico dell'approvvigionamento nel mondo aziendale.

Perché è difficile far cooperare le funzioni di vendita e approvvigionamento?

Le vendite e gli acquisti sono, per natura, feroci avversari. Sono abituati a stare dalla parte opposta del tavolo e i loro obiettivi differiscono di 180 ° nel momento in cui entrano nella sala delle trattative.

Strategie di vendita

  • Protezione dei prezzi.
  • Contratti a lungo termine.
  • Impegni sul volume.
  • Termini di pagamento inferiori.
  • Tempi di consegna prolungati.

Strategie di approvvigionamento

  • Sconto.
  • Impegni nulli o minimi.
  • Termini di pagamento più lunghi.
  • Tempi di consegna ridotti.

Oltre a queste polarità strategiche, i team di vendita tendono ad essere più agili e spesso devono essere molto veloci con le loro risposte, mentre i team di approvvigionamento lavorano in modo più sistematico e tendono a fare analisi più approfondite prima di dare risposte.

Le aziende efficaci lodano la collaborazione e il lavoro di squadra e comprendono che la maggior parte del valore viene creato una volta che tutte le funzioni lavorano in modo collaborativo. In realtà, non è sempre così.

Il seguente post ha lo scopo di indagare su questo problema e fornisce alcuni spunti su come migliorare la collaborazione perché è importante che i team di vendita e approvvigionamento lavorino fianco a fianco.

Collaborazione per definizione indica una formazione di gruppi o persone che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune. Di solito la collaborazione è limitata per un periodo di tempo e durerà fino al raggiungimento dell'obiettivo.

Roberts ( 2004, pag. 33 ) utilizza la metafora di un'orchestra per descrivere la natura sistemica dei singoli componenti di una collaborazione: "Ognuno dei musicisti di un'orchestra è uno specialista, ma devono tutti lavorare insieme per eseguire un brano musicale. Lo strumento di ogni persona ha la sua voce e il suo ruolo unici. Ciascuno è significativo. Ognuno contribuisce. Il risultato non sarebbe lo stesso se anche uno fosse assente. Tuttavia, quando suonano tutti insieme, il risultato può essere cacofonia o musica. Tutto dipende dal valore e dal conduttore. Il direttore d'orchestra deve assicurarsi che i musicisti comprendano tutte le parti e il modo in cui si uniscono per creare un insieme coerente ".


Vantaggi della collaborazione

I seguenti punti sono i principali vantaggi della collaborazione; ovviamente, a seconda della natura del business,  possono esserci più vantaggi del lavoro di squadra collaborativo: 

Migliore allineamento con le parti interessate interne ed esterne -  se i processi possono essere migliorati sulla base del contributo delle parti interessate (esterne ed interne), ciò ne aumenta notevolmente l'allineamento.

Motivazione dei dipendenti - non vogliamo avere personale demotivato poiché i dipendenti motivati lavorano meglio e producono buoni risultati. Ecco perché è importante capire quali problemi derivanti dalla demotivazione dei dipendenti giungono a tutta l'organizzazione.

Innovazione - fa avanzare le aziende, aiuta a superare i concorrenti e può aprire nuovi mercati. La collaborazione a volte crea troppe idee e cambia direzione, ma crea anche idee davvero innovative e senza queste è molto difficile creare sviluppo.

Produttività incrementata - quando i team utilizzano strumenti o processi che migliorano il lavoro di squadra e la comunicazione, gli obiettivi individuali vengono raggiunti più rapidamente e con risultati migliori.

Riduzione dei tempi di immissione sul mercato - quando i team lavorano in modo collaborativo e condividono un obiettivo comune, è possibile migliorare il time to market complessivo. Metodi di lavoro agili forniscono risultati continui.

Flessibilità incrociata migliorata   - il lavoro di squadra e la collaborazione sono le basi di metodologie di lavoro come l'agile, che consentono ai team di essere più flessibili e reattivi. Pertanto, le modifiche alle richieste, agli ordini, etc. possono essere gestite più facilmente e non causano interruzioni dell'attività.

Migliore coinvolgimento dei dipendenti - i dipendenti coinvolti sono più motivati. Ottengono risultati migliori e migliorano la cultura interiore delle aziende.

Perché è importante che le vendite e gli acquisti collaborino

Le offerte B2B personalizzate (business-to-business) richiedono ad entrambe di lavorare insieme.

La collaborazione nelle vendite e negli acquisti aiuterà a stabilire il prezzo corretto e, inoltre, a garantire un margine decente.

Poiché l'approvvigionamento lavora a stretto contatto con i fornitori, ciò significa anche che i fornitori possono essere coinvolti direttamente o indirettamente in questi affari. L'innovazione guidata dai fornitori potrebbe significare che la funzionalità out-of-the-box è integrata nell'offerta dell'affare e ciò potrebbe comportare strutture di prezzi ancora migliori. Senza la collaborazione del reparto vendite e quello degli acquisti, queste opportunità non potrebbero mai essere scoperte. Quando gli appalti lavorano di pari passo con i fornitori, possono garantire un tempo di consegna accurato, che è spesso un componente critico; il team di vendita tende spesso a offrire al cliente un tempo di consegna che a volte non è realistico.

Pensa ai vantaggi della collaborazione quando lavori nella produzione discreta, costruendo progetti di costruzione chiavi in mano, organizzando grandi eventi o importanti attività di outsourcing.

Il team di approvvigionamento dovrebbe unirsi al team di vendita quando visita clienti chiave e comprendere direttamente le esigenze aziendali dei clienti e cosa si aspettano i clienti da loro. 

La catena di approvvigionamento è di per sé collegata a ciò che il cliente desidera e al modo in cui l'azienda lo consegnerà.


Migliorare la collaborazione

La collaborazione tra reparti è più che semplicemente andare d'accordo e comunicare con altri dipartimenti. Per avviare la collaborazione effettiva e passare dalla fase di comunicazione a quella di collaborazione, è necessario stabilire le seguenti condizioni:

  1.  Fiducia - È molto semplice e ha radici antiche, ma senza fiducia la collaborazione non è possibile. La collaborazione a lungo termine e strategica può avvenire solo quando i membri del team sanno di poter contare sugli altri.
  1. Trasparenza: fortemente legata alla fiducia, ma non esclusivamente. Nessuna agenda nascosta; nessuna azione fuorviante o insabbiamenti. La cosa fantastica è che la maggior parte degli strumenti di collaborazione ha feed di attività / azione / aggiornamento che forniscono un'eccellente trasparenza; tutti sanno chi ha fatto cosa e qual è lo stato più recente.
  1. Coinvolgimento: il team è formato in precedenza in modo da consentire a tutti coloro che dovranno lavorare insieme di essere operativi al più presto possibile. Standup rapidi, piani settimanali e riflessioni aiutano a creare coinvolgimento e motivazione del team.

Oltre a questi elementi fondamentali, una collaborazione di successo deve:

  1. Usa strumenti di collaborazione: l'e-mail non è uno strumento di collaborazione per comunicare. Pertanto, uno strumento coinvolgente, semplice e intuitivo è un must per iniziare la collaborazione.
  1. Incoraggiare il feedback - È importante promuovere una cultura di fornitura e accettazione di feedback costruttivi incorniciati in un modo che si concentri sulle circostanze o su un membro del team. Ciò che è importante è avere una cultura che accetti il feedback e impari da essa anche se è diretta verso una persona.

ProcurementFlow.com è uno spazio di lavoro digitale e una piattaforma di collaborazione che porta chiarezza dove è maggiormente necessaria. Collega vendite, approvvigionamento e fornitori e introduce un modo agile di lavorare alle attività quotidiane. Mantiene efficacemente lo stato del processo e utilizza un flusso di lavoro logico per far avanzare rapidamente i progetti di approvvigionamento. La collaborazione tra diverse funzioni è incoraggiata, supporta l'innovazione guidata dai fornitori e, soprattutto, assicura che tutti i membri del team siano sempre sulla stessa pagina.


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