Indicatori KPI per aumentare il lavoro di squadra e le prestazioni

Hai mai sentito il proverbio, "Quello che viene misurato, viene gestito"? Questa famosa citazione è molto popolare tra le imprese e per buoni motivi.

Negli ambienti di approvvigionamento, questa affermazione è vera. I responsabili degli acquisti devono assicurarsi che i loro team stiano portando valore e risparmiando sui costi e fare le giuste analisi è una componente cruciale per raggiungere questo obiettivo.

Ma la misurazione deve essere eseguita correttamente al fine di acquisire i dati necessari per prendere decisioni intelligenti che migliorano il processo di approvvigionamento. Ciò significa scegliere la giusta gamma di metriche e indicatori KPI e avere un'unica fonte di produzione dei dati.

Siamo qui per aiutarti a farlo, presentandoti alcune delle metriche e dei KPI più importanti per il successo nel procurement.

Procediamo!

Metriche delle prestazioni del team

Una delle cose più importanti che la tua azienda può misurare è la performance del tuo team. Quando la tua squadra è incoerente, non riesce a soddisfare le aspettative o semplicemente non si comporta come potrebbe, vedrai risultati più bassi nei KPI su tutta la linea; dai KPI finanziari alla consegna e KPI di qualità. Ecco perchè assicurarsi che la tua squadra funzioni bene è importante.

Ma quando si misurano le prestazioni del tuo team, quali indicatori dovrebbe cercare la tua azienda?

Ecco quelle che consideriamo alcune delle variabili più importanti quando misuriamo le prestazioni del tuo team:

Livello di coinvolgimento dei dipendenti

Anche se il coinvolgimento dei dipendenti non è un indicatore diretto delle prestazioni, è ancora una metrica molto utile da misurare. Esiste una forte correlazione tra produttività e livelli di coinvolgimento dei dipendenti perché i dipendenti coinvolti sono più motivati e quindi lavorano in modo più efficiente e producono risultati migliori.  

Secondo Gallup, i team con livelli di coinvolgimento più elevati sono il 21% più produttivi e hanno il 28% in meno di furti interni rispetto a quelli con livelli di coinvolgimento inferiori.

I numeri non mentono.

Agisci e misura l'impegno della tua squadra!

Presenza

Perché misurare la presenza?

Bene, la presenza è una delle cose più ovvie e basilari da cercare quando si valuta la performance del proprio team. Dopotutto, la presenza della tua squadra è necessaria per fare qualsiasi progresso. 

Tracciare la presenza è un po' complicato, ma puoi andare nella giusta direzione ponendoti le seguenti domande:

Con quale frequenza si presentano i dipendenti? O se hai dipendenti da remoto- Con quale frequenza interagiscono con gli strumenti di collaborazione lavorativa della loro azienda?

Ad esempio, se la tua azienda utilizza un ambiente di collaborazione per gli acquisti come procurementflow.com , puoi tenere traccia di quante interazioni effettuano su base giornaliera / settimanale tramite il software.

Quante ore stanno mostrando in relazione alle ore che dovrebbero mostrare?

I tuoi dipendenti si affrettano a lasciare il posto di lavoro?

Ma la presenza non riguarda solo la presenza fisica. La presenza riguarda anche la presenza mentale, il che significa essere coinvolti nei problemi e nelle attività che la vostra azienda deve affrontare:

I tuoi dipendenti sono cooperativi quando si presenta un problema? Si presentano per dare subito una mano e proporre soluzioni?

Efficienza

Un'altra metrica cruciale da tracciare è l'efficienza . Fortunatamente, l'efficienza non è così difficile da misurare rispetto alle altre metriche sulle prestazioni del team. Per farlo, scopri quanti risultati sta ottenendo la tua squadra in un determinato periodo di tempo. Questo può aiutarti a scoprire quali dipendenti stanno svolgendo un lavoro efficiente e quali sono in ritardo.

Ad esempio, per misurare l'efficienza di un lavoratore che ha il compito di elaborare le richieste di acquisto, si può contare il numero totale di richieste elaborate e quindi dividerlo per il numero di ore impiegate per elaborarle.

Esempio: 10 richieste elaborate / 8 ore = 1.3 richieste all'ora o 75 richieste elaborate / 8 ore = 9.4 righe all'ora

Se la tua squadra è presente ed efficiente, sei sulla buona strada per un'elevata produttività. L'unica cosa che rimane è assicurarsi che ciò che fanno sia all'altezza degli standard, dal punto di vista della qualità. 

Il che ci porta alla nostra prossima metrica:

Qualità

Questo elenco non sarebbe completo se non includesse la qualità. Perché? Perché non importa se la tua squadra ottiene un milione di cose se la qualità dei suoi risultati è scarsa. La qualità deve essere all'altezza degli standard se vuoi dare valore agli sforzi della tua squadra.

Sfortunatamente, la qualità delle prestazioni del team è un po 'difficile da valutare negli acquisti. Gli indicatori KPI di qualità sono generalmente facili da misurare perché spesso si basano su cifre e dati numerici, ma come misura di gruppo, è una misura morbida poiché si basa su opinioni in qualche modo soggettive.

Ad esempio, è possibile misurare la qualità del team di approvvigionamento attraverso delle valutazioni. L'analisi delle parti interessate può essere effettuata per identificare e valutare il modo in cui le persone all'interno dell'organizzazione svolgono il proprio lavoro e se soddisfano le aspettative.

Indicatori KPI generali

Numero di fornitori

Tracciare il numero di fornitori su cui la tua azienda può fare affidamento è un buon modo per valutare la dipendenza della tua azienda dai suoi fornitori. Avere pochi fornitori aumenta il rischio di prendere meno di offerte ottimali o di essere legati a un singolo fornitore. Con una più ampia varietà di fornitori, puoi ottenere offerte migliori e puoi stipulare diversi accordi che aiutano la tua azienda a risparmiare sui costi o a ottenere forniture più velocemente. D'altra parte, più fornitori significano più lavoro amministrativo, quindi è importante trovare il giusto equilibrio.

Quantità di PO approvati ed elaborati elettronicamente

Sebbene l'approvazione e l'elaborazione elettronica degli ordini di acquisto sia molto più efficiente, scalabile e riduca i tempi di ciclo, ci sono ancora molte aziende che utilizzano metodi tradizionali come carta e fogli di calcolo per elaborare gli ordini di acquisto o soddisfare i requisiti del processo di approvazione.

Secondo APQC , le aziende con le migliori prestazioni approvano elettronicamente più PO rispetto ad altre società. La tua azienda dovrebbe mirare a fare lo stesso: aumentare la percentuale di ordini di acquisto approvati elettronicamente il più possibile e ciò libererà tempo prezioso in tutta l'azienda.

Indicatori KPI di consegna

Disponibilità del fornitore

Misurare la disponibilità dei fornitori è importante per garantire che la catena di fornitura funzioni in modo affidabile ed efficiente. Misurando la disponibilità dei fornitori, è possibile farsi un'idea dell'affidabilità dei fornitori, che consente di assicurarsi che vi siano scorte disponibili .

La disponibilità del fornitore è misurata in percentuale. Per trovare la disponibilità di un fornitore, misura il rapporto tra il numero di volte in cui un fornitore è stato in grado di fornirti gli articoli richiesti e il numero di ordini effettuati con quel fornitore.

Ad esempio, se hai inviato 11 ordini e il fornitore ne ha confermato 10, la disponibilità è 91%.

Tempo medio di consegna

Per alcune aziende, come ad esempio le engineer-to-order e altre società che devono ridurre i tempi di time-to-market , misurare i tempi di consegna dei fornitori è fondamentale. In molti casi, i tempi di consegna più bassi si traducono in una migliore soddisfazione del cliente a causa della consegna più rapida dei prodotti, nonché in una maggiore produttività e in minori scorte.

Il termine d'esecuzione è il tempo impiegato da un fornitore per consegnare la merce dal momento in cui viene effettuato un ordine. È necessario calcolare i tempi di consegna medi dei fornitori per prevedere con maggiore precisione la velocità con cui consegneranno le forniture in futuro. Questa metrica viene solitamente misurata in giorni con la seguente formula:

Termine d'esecuzione = tempo di consegna - tempo di ordine

On-Time Delivery

La puntualità delle consegne, nota anche come OTD, è un KPI eccellente per misurare l'affidabilità dei fornitori. Misurando l'OTD, la tua azienda può garantire consegne tempestive e di conseguenza, livelli di soddisfazione del cliente più elevati.

La On-Time Delivery misura la capacità di un fornitore di evadere gli ordini di spedizione entro i tempi di consegna promessi. Maggiore è il rendimento OTD di un fornitore, maggiore è la probabilità che fornisca forniture in tempo.

Per calcolare l'OTD,  bisogna misurare il rapporto tra le spedizioni consegnate in tempo e gli ordini effettuati. Il risultato dovrebbe essere una percentuale. 

Ad esempio: se un fornitore ha consegnato puntualmente le forniture 3 su 4 volte, la percentuale OTD è 75%. Con OTD è importante impostare una finestra di consegna chiara. La finestra di consegna mostra se il fornitore può consegnare prima della data di consegna e quando la consegna è considerata come consegna in ritardo.

KPI di qualità

Tasso di conformità

La percentuale di conformità misura la frequenza con cui i fornitori aderiscono agli accordi stipulati con la propria azienda. Misurare questa metrica nel tempo può aiutare la tua azienda a ridurre i costi e aumentare la qualità dei prodotti perché una maggiore conformità significa che i fornitori si comporteranno e coopereranno come previsto. Un buon modo per aumentare il tasso di conformità consiste nel creare penalità per i fornitori che non aderiscono agli accordi.

Tasso di difetto

La percentuale di difetti misura quanti prodotti o ordini di un fornitore non soddisfano i requisiti. Questo KPI aiuta a determinare l'affidabilità della qualità degli adempimenti di un fornitore.

Il tasso di difetto di un fornitore è misurato in percentuale. Per calcolarlo, basta misurare il rapporto tra merce difettosa e numero di merci consegnate.

Ad esempio, una metrica della percentuale di difetto chiamata PPM (Parti per milione di difetti) viene utilizzata per misurare quante parti per milione non sono conformi agli standard.

Se un fornitore ha 73 unità difettose per ogni centomila (73 / 1 00 000 x 1 000 000), è PPM 730
O se ci sono 10 parti difettose su 100 consegnate, allora PPM è (10 / 1 00 x 1 000 000), è PPM è 100 000 .

Più basso è il PPM, migliore è la coerenza della qualità di un fornitore.

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