4 Passaggi essenziali per ridurre i costi di approvvigionamento e perché il software aiuta

Stai cercando strategie e modi per ridurre i costi del tuo approvvigionamento?

Imparare a contenere i costi è un aspetto cruciale per un approvvigionamento efficace. Questo unico fattore può fare la differenza tra fare profitti o perdite.

Ma quando si riducono i costi, bisogna sempre tenere a mente che la qualità non può essere sacrificata.

Sì, è importante ridurre i costi, ma solo se la qualità è mantenuta. Le tue forniture devono essere costantemente di buona qualità e consegnate in tempo.

Quindi, come possiamo ridurre i costi di acquisto degli approvvigionamenti, tenendo presente quella considerazione chiave?

Ecco 4 passaggi essenziali che ti aiuteranno a ottenere esattamente questo:

1. Riconosci il potere dei dati

Per ridurre i costi di approvvigionamento, una cosa è chiara fin da subito: si tratta di raccogliere, analizzare e agire sui dati. Senza dati precisi, il potenziale della tua azienda di ridurre i costi è significativamente ridotto. Sono necessari dati per gestire i fornitori, tenere traccia delle scorte, comprendere meglio le materie prime, i prodotti e servizi e prendendo così decisioni informate ed efficaci.

La tua azienda deve padroneggiare la Spend Analytics per ottenere i vantaggi elencati sopra. Per fare ciò, deve identificare le fonti dei dati relative all'analisi della spesa di approvvigionamento e valutare le seguenti domande:

Da chi stiamo acquistando?

Cosa stiamo comprando?

A quali prezzi stiamo acquistando?

Quanto stiamo acquistando?

Come si confronta questo acquisto con altri fornitori?

La qualità soddisfa le nostre aspettative?

Quanto tempo ci è voluto per consegnare?

Anche la pulizia e l'organizzazione dei dati è cruciale. Uno dei modi migliori per ottenere un'analisi della spesa più organizzata è mantenere tutti i dati in un database centrale. Avere i tuoi dati su più database e file rende tutto molto più difficile da gestire e si traduce in:

1. Maggiori costi operativi 

2. Maggiore rischio di perdita di dati o di dati imprecisi

3. Meno tempo per la tua squadra di concentrarsi su altre attività

Per organizzare i dati, l'utilizzo del software di e-procurement è un gioco da ragazzi. Mantiene tutti i tuoi dati in un'unica piattaforma, permettendoti di aggiornare la tua Spend Analytics. Certo, il software di e-procurement ha un prezzo e può essere relativamente costoso per alcune aziende, ma ci sono soluzioni convenienti che porteranno enormi ritorni sul tuo investimento a causa della riduzione dei costi operativi e di gestione nel lungo periodo.

2. Attenzione alla spesa Maverick

La spesa Maverick è una spesa non gestita e non regolamentata. A volte è intenzionale, come quando una società manca di un vero e proprio processo source / procure-to-pay o quando i suoi membri non seguono il processo di approvvigionamento stabilito per una ragione o per l'altra. Altre volte non è intenzionale, come quando manca una comunicazione e una struttura adeguata in un'azienda. (Ciò tende ad accadere alle aziende che non usano software di e-procurement )

La spesa Maverick costa tempo e denaro e non ti consente di capire e identificare come e in che cosa sta spendendo la tua azienda. Inoltre, può causare problemi legati alla mancanza di conformità del contratto.

Le aziende più piccole con processi e sistemi meno consolidati hanno maggiori probabilità di spendere in maniera sproporzionata rispetto alle aziende più grandi, ma anche queste ultime affrontano questa sfida comune.

Per risolvere questa sfida, l'implementazione delle politiche e dei processi giusti è di fondamentale importanza. Inizia eseguendo un'analisi approfondita della spesa per identificare con precisione le uscite della tua azienda. Quindi, crea un sistema sostenibile che renda più facile tenere traccia e gestire le spese Maverick.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a tenere traccia e gestire la spesa Maverick:

  • Implementare software di e-procurement: Il software di e-procurement rende il tracciamento molto Più facile. Ti offre un sistema di gestione centralizzato che ti consente di vedere facilmente gli acquisti da un'unica piattaforma. riduce i costi operativi e crea tempo al tuo team per lavorare su altre attività.
  • Assegna carte di acquisto: Le carte di acquisto, o p-card, sono carte che consentono di acquistare beni e servizi senza dover passare attraverso il processo di approvvigionamento dell'azienda. Possono aiutarti a tenere traccia delle piccole spese.
  • Assegna gli acquisti a determinati dipendenti: Consentendo solo a determinati dipendenti di effettuare acquisti, è possibile monitorare più facilmente dove stanno andando i soldi.
ProcurementFlow.com "Assegna l'utente all'acquisto della carta"

3. Ottieni i vantaggi del consolidamento del fornitore

Immagina se esistesse una strategia di approvvigionamento che ti consentirebbe magicamente di dedicare meno tempo alla gestione dei tuoi fornitori, aiutandoti a ottenere tariffe migliori e risparmiare denaro.

Bene, quella strategia esiste e si chiama consolidamento del fornitore. Implementarlo può comportare un aumento immediato dell'efficacia degli sforzi di acquisizione.

Quindi, come funziona il consolidamento dei fornitori?

Questa strategia di gestione della catena di approvvigionamento consiste nel ridurre il numero di fornitori con cui lavora la tua azienda. Invece di lavorare con un gran numero di essi, ti concentri su alcuni e costruisci relazioni solide con termini e tariffe più favorevoli.

Ciò consente di acquistare beni e servizi a prezzi migliori, riducendo al contempo i costi operativi derivanti dalla gestione di più fornitori.

Inizia determinando quali relazioni puoi lasciar andare. Passa un po 'di tempo a identificare i fornitori più preziosi e a negoziare per le migliori condizioni possibili.

Alcuni vantaggi del consolidamento del fornitore

  • Meno costi di acquisto / Maggiore potere d'acquisto
  • Gestione più semplice e costi operativi inferiori: Questo, oltre all'implementazione del software di e-procurement, comporta enormi risparmi operativi.
  • Migliori relazioni con i fornitori
  • Minori costi di trasporto

4. Migliora il lavoro di squadra e le prestazioni dei dipendenti

Non dimenticare mai che la tua organizzazione è gestita da persone. Le decisioni che vengono prese al suo interno e la qualità della loro esecuzione dipendono tutte da esse.

Ecco perché i tuoi dipendenti, le loro prestazioni e il modo in cui interagiscono tra loro sono aspetti cruciali della riduzione dei costi di approvvigionamento.

Scegliere le persone giuste, oltre ad insegnare loro come eseguire in modo efficace ed efficiente le loro attività, dovrebbe essere in cima alla lista delle cose da fare.

Ma non è tutto. Avere un ambiente di lavoro di supporto è importante quanto avere i dipendenti giusti. È il secondo elemento chiave.

Ecco un esempio Diciamo che vuoi assumere qualcuno per abbattere un albero per te. Per avere successo, hai bisogno di:

  1. Un'ascia affilata e pronta per l'uso
  2. Qualcuno che sa usare correttamente un'ascia

Senza un'ascia adeguata, nemmeno il miglior boscaiolo del mondo sarà in grado di abbattere l'albero per te. E anche se hai l'ascia migliore del mondo, probabilmente non c'è modo di far tagliare l'albero a uno scimpanzé.

Lo stesso vale per gli appalti. Hai bisogno di tutti e due: il personale giusto e gli strumenti giusti. Formare il personale, investire nel giusto software di e-procurement e fare tutto il necessario per disporre di questi due elementi chiave.

ProcurementFlow.com è uno spazio di lavoro digitale e una piattaforma di collaborazione che offre chiarezza e risparmi sui costi per gli acquisti. Collega vendite, approvvigionamento e fornitori e introduce un modo agile di lavorare. Mantiene efficacemente lo stato del processo e utilizza un flusso di lavoro logico per far avanzare rapidamente i progetti di approvvigionamento. La collaborazione tra diverse funzioni è potenziata, supporta l'innovazione guidata dai fornitori e, soprattutto, assicura che tutti i membri del team siano sempre sulla stessa pagina.

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